送別会は、退職や異動、転職する方を慰労し、気持ちよく新しい人生に送り出す大切な会です。

そんな送別会を成功で終わらせるかどうかは、幹事さんの力量にかかっているといってもいいかもしれませんね。

幹事を任されたら、準備から当日の進行まで全てを取り仕切らなければならないので、慣れていない時は「何から手をつければいいの??」なんて途方に暮れてしまうことも…

送別会 幹事 すること

そこで今回は、送別会で幹事のすることは?挨拶の順番や当日の流れなど幹事の仕事についてご紹介します。

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送別会で幹事のすることは?挨拶の順番は?

送別会は、退職や異動、転職者の新しい生活や人生へ送り出す花道でもありますので、心のこもった会にして気持ちよく送りだしてあげたいものですね。

しかし、初めて送別会の幹事を行うときは、心のこもった送別会にしたい気持ちはあっても、どのすればいいか分からないから困っていませんか?

送別会を成功で終わらせる秘訣は、なんといっても「準備」です。

しかし、初めて幹事を行うときは、どんな「準備」をすればいいかわからないものです。

ですので、下記に送別会の幹事が行うべき「準備」について詳しくご紹介していきますね。

送別会で幹事が行う準備は?

送別会が行われるまでにしなければならない準備は、会場の予約、料理、日程、当日のスケジュール…などなど、多岐に渡ります。

送別会の準備は、優先順位を決めて行わなければ、スケジュールが間に合わなかったり、準備が不足してグダグダな送別会になってしまいかねません

ですので、下記に送別会の幹事が行う準備のスケジュールをご紹介しますので参考にしてみてください。

準備 その①:送別会の日程を決める
まず最初に、送別会の日程を決めます。

主賓である退職や異動、転職する方の都合の良い日を聞き取り、上司や先輩の予定を確認しましょう!

準備 その②:人数を確定させる
送別会の日程が決まれば、参加できる人数を確定させます。

これを決めていなければ、会場や料理、会費などお店と打ち合わせに時間がかかってしまいます。

幹事の仕事は一人では大変です。参加者の中からお手伝いしてくれる方を選び、お願いしておきましょう!


準備 その③:会場を決める
日程と人数が決まれば、送別会の会場となるお店を予約します。

お店を予約するときは

●全員同じ部屋に入れるか?
●席を確保できる時間は?時間を延ばすことは可能か?
●準備のために早めに会場入りしていいか?
●コース料理や飲み放題はあるか?
●料金はいくらか?
●簡単な飾り付けは可能か?
●ケーキなどの持ち込みはできるか?
●キャンセルする時はいつまでか?過ぎた場合キャンセル料は発生するか?
など

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上記をお店に確認しておくと変更あったりや準備するときに便利です。

その内容を上司に報告し承認をもらいましょう。

初めて利用する場合は、最低でも1回以上はお店に出向いて、お店の雰囲気やトイレ場所や数、料理の味などを確認し、店長と顔合わしておくことをおすすめします。


準備 その④:会費を決める
会場・料理が決まれば、会費を決めます。

(会場・料理代 + 贈呈品・花束代 + 必要経費) ÷ 参加人数(主賓を除く) = 会費

になります。

会社から、費用が出る場合は差し引きましょう!

日程・会場・会費が決まれば、できるだけ早く参加者に連絡しましょう!


準備 その⑤:当日のタイムスケジュールを決める
会場を予約したら、当日のタイムスケジュールを決めます。一般的なスケジュールは下記の通りです。

  • 幹事(司会者・進行役)の紹介・挨拶
  • 開会の挨拶
  • 乾杯の挨拶(音頭)
  • 歓談と会食
  • スピーチ・贈呈
  • 主賓の挨拶
  • 閉会の挨拶
  • 閉会宣言・お開き
  • 二次会への案内
  • ※時間があったり、毎年恒例であれば余興の時間を組み込みましょう。

基本的には、挨拶は1人3~5分程度の時間を取ります。歓談と会食などは、会場の時間を逆算してタイムスケジュールを組みます。

準備 その⑥:当日の挨拶を依頼する
タイムスケジュールが決まれば、挨拶をして頂く方にお願いします。

当日、いきなりお願いするのは失礼ですので、事前に依頼しておきましょう。

一般的な挨拶の順番や依頼する人は下記の通りです。

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「開会の挨拶」…参加者の中で一番上役の方
「乾杯の挨拶」…参加者の中で三番目に役職の高い方。または、開会の挨拶の方。
「スピーチ」…主賓と縁の深い方。
「贈呈」…餞別や記念品は役職の高い方、花束は主賓に縁の深い方や女子社員。
「主賓の挨拶」…退職、異動、転職される方
「閉会(締め)の挨拶」…参加者の中で二番目に役職の高い方

※幹事の挨拶は割愛しています。
挨拶を依頼するときの注意点は?
●どのタイミングで挨拶してもらうかを明確にして依頼する。
●間延びしないように、予め時間を切ってお願いする。

上記のことを依頼時に伝えておきましょう!

送別会では、勤続年数が長ければ長いほど思い入れが大きいもので、つい長々と話してしまいます。

多少の延長を考慮して、上役・主賓には、2~3分、スピーチや贈呈には1~2分程度にしてもらうようにしましょう!

準備 その⑦:贈呈品の購入、および、花束・ケーキの予約をする
当日の幹事さんはとても忙しいものです。

贈呈品は事前に購入しておき、花束やケーキは事前に予約しておき、サポートの方に取りに行ってももらうように段取りしておきましょう!


準備 その⑧:飾り付けの準備をする。
送別会は、退職や異動、転職する方を華やかに送り出してあげたいものです。

参加者の方にお願いして、簡単な飾り付けを手分けして作りましょう!

ただし、事前にお店に簡単な飾り付けはOKか確認してくださいね!

準備 その⑨:釣銭の両替を準備する
当日、会費を集めるので場合は釣銭を準備しておく必要があります。

会場によっては、両替を断られる場合がありますので、1000円札や500円などある程度釣銭を準備しておくことをおすすめします。

準備 その⑩:二次会の準備をする
送別会が終わった後、そのまま二次会に進むのことがあります。

二次会会場やカラオケなどを事前に予約しておくと、スムーズに二次会に案内することが出来ます。

上記でご紹介したものは、送別会の幹事が当日までに行う基本的な準備です。

上記以外に、その会社や団体によっては送別会の慣例があるかもしれませんので、上司や先輩に、確認や相談をしながら進めてください。

幹事だからと言って全て一人で背負うことはありません。

上司や先輩の承認を得ながら上手く進めていきましょう!

それでは、下記に当日の幹事の仕事についてご紹介していきますね。

送別会の幹事 当日の流れはどうする?

上記でご紹介したように準備をしっかりしておけば、後は当日スケジュール通りに行っていくのですが、幹事の仕事はまだ終わっていません。

当日は、最終準備のために、30~1時間程度早く会場に入りましょう!

この時に、会場の飾りつけや、贈呈品や花束、ケーキなどを持ち込んでおきます。

また、会場の責任者と最終の確認をしたり、会費や出欠をとる準備をします。

そして、送別会が始まったら幹事の大きな仕事は、2つあります。

それは、司会進行タイムキーパー(時間管理)です。

下記にそれぞれの注意点やコツをご紹介していきます。

幹事が司会進行する時の注意点は?

送別会の幹事が司会進行するときの一番大切なことは…

ハキハキと大きな声で話す!!

ことです。

初めて幹事を任されて、人前で司会進行したり、話すのは誰でも緊張しますし、恥ずかしいものです。

だからと言って、遠くの席に聞こえない声や、自信なさそうに前かがみの姿勢では折角の送別会がしらけてしまいます。

反対に、元気よくしていれば、失敗したり、噛んだりしても場は盛り上がったりします。

送別会までの間、準備などで大変な思いをされたと思います。しかし、当日にボソボソと何を言っているかわからない司会進行では、その苦労が水の泡になってしまうかもしれません。

ですので、頑張ってテンションをあげて大きな声で場を盛り上げていきましょう!!

送別会での時間管理の注意点は?

送別会の会場の使用時間は前もって決められているので、その時間内に滞りなく会を進めて終わらせるのが幹事の一番の仕事になります。

上記でもご紹介しましたが、下記に当日の流れをご紹介しておきます。

  • 幹事(司会者・進行役)の紹介・挨拶
  • 開会の挨拶
  • 乾杯の挨拶(音頭)
  • 歓談と会食
  • スピーチ・贈呈
  • 主賓の挨拶
  • 閉会の挨拶
  • 閉会宣言・お開き
  • 二次会への案内

基本的な流れに沿って送別会を進めていきます。

ここでの注意点ですが、上役や主賓の挨拶は、事前に時間を切って依頼しても長くなってしまうということです。

特に、スピーチや贈呈、主賓の挨拶の時は、しんみりした雰囲気になり、言葉を詰まらせたりすることも考えられます。

ですので、挨拶の時間は予定よりも少し余裕をとっておくことが、スムーズに進行するポイントです。

また、閉会しても皆さんすぐに会場を出るわけではありませんので、少し時間を余らせるぐらいの気持ちで進行することをおすすめします。

送別会の幹事を任されるということは、「あなたなら出来る!」と思われているからです。

ですので、しっかり準備や段取りを行い上司や先輩の期待に応えましょうね^^

まとめ

いかがでしたか?

今回は、送別会で幹事のすることは?挨拶の順番や当日の流れなど幹事の仕事についてご紹介しました。

送別会は、退職や異動、転職者の新しい生活や人生へ送り出す花道になりますので、気持ちよく送りだしてあげたいと思う気持ちが幹事にとって一番大切なことかもしれませんね。