名刺交換のマナー タイミングはいつ?相手が複数のときはどうするの?

名刺交換マナー

ビジネスを行ううえで、初対面の相手には必ずといっていいほど欠かせないのが「名刺交換」ですね。

あなたは仕事の話をするに時にも、相手がどこの会社の誰なのか?分からなければ、スムーズに話をすることも出来ないのではないでしょうか?

ビジネスの話をしても、「名刺交換」(=自己紹介)が出来ていなければ、いくら良い仕事の話をしても信用されることは少ないですよね。

ポンと雑に名刺を渡されたらあなたはどのように感じますか?

第一印象は、「この人は失礼な奴だ…」「信用できないな…」「時間の無駄かな…」など悪い印象を感じてしまいませんか?

「名刺交換」はビジネスをする上で、欠かすことの出来ない基本のマナーであり、あなたが相手に「この人は信用できる」「話を聞いてみよう」を思わせるのに非常に重要なコミュニケーションのひとつです。

今回は、「名刺交換」の基本的はマナーと複数人を相手に名刺交換する場合はどうする?について紹介します。

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名刺交換のマナー 交換するタイミングはいつ?

名刺を交換するタイミングは様々です。

先方の訪問したとき、自分の会社に来客があったとき、紹介されたときなど、初対面の相手を会う時に「名刺交換」を行います。

名刺交換するタイミングは会った直後が基本です。

また、先方へ訪問して応接室などへ案内されるような場合には、落ち着く場所に着いてからで大丈夫です。

名刺交換をする場合は、必ず立って行いましょう。
応接室などで座って待っていても、立ち上がりテーブルを回って、先方に近づき名刺を渡しましょう。

名刺交換をする時の注意点

名刺は名刺入れにいれて持ち歩く!

名刺を裸で持ち歩いたり、名刺BOXを持ち歩いたりはNGです。

たまに、財布から名刺を出す人もいますが、名刺が汚れたり、しわが入りやすいので避けましょう。

名刺入れを用意していつでも持ち歩けるようにしておきましょう。

名刺入れはすぐに取り出せるようにしておく!

基本的には上着の内ポケットに用意しておきます。
また、女性や上着持っていない夏などは、バッグの取り出しやすい場所に用意しておくと良いでしょう。

先方の前でゴソゴソと探すの不格好ですので、気をつけましょう。

名刺は腰より下で出し入れしてはいけません。尻ポケットから名刺入れを取り出したりするようなことは絶対にNGです。

初めての人と会うときには、最初から名刺入れを出しておきましょう。

日頃から自分の名刺の管理はきちんと!

名刺が汚れたり、角が折れたりしていないかチェックしておき、綺麗な名刺を準備していきましょう。

汚れていたり、ヨレヨレの名刺を渡されたら嫌ですよね^^;

また、名刺は十分な枚数が入っているかも合わせて確認しておきましょう。

名刺交換するときに、名刺が無かったり、足りなくなったら気まずいですよね^^;

名刺は立って渡す!

名刺交換は必ず立って受け渡しをするのがマナーです。

座ったまま出された名刺を受け取るようなことは重大なマナー違反です。

また、テーブル越しの名刺交換もNG行為ですので注意しましょう。

テーブルを回り込んで、相手の真正面に立って交換するようにします。

名刺は目下の人から先に出す!

名刺は下の立場の人から上の立場の人に先に出すのが基本です。
通常は訪問者が先に出すことになります

名刺を差し出すときは、名刺入れの上にに添えて両手で渡し、受け取る時は名刺入れに添えて両手で受け取ります。

社名・部署名・フルネームを名乗る!

名刺を差し出しながら、社名・部署名・フルネームを伝え両手で相手に手渡します。

相手の名刺は両手で受け取る!

相手の名刺を受け取る時には「頂戴いたします。よろしくお願い致します。」と言葉を添えながら両手で受け取ります。

この時に、相手の名前を復唱したり、読みにくい漢字の読み方などあれば「何とお読みすればよろしいでしょうか?」と尋ねるのは失礼ではありませんので、後々聞かずに勘違いすることがないようこの場で正確に確認するようにしましょう。

名刺はすぐに名刺入れにしまわない!

受け取った名刺はすぐに名刺入れにしまわず、名刺入れの上に乗せる形でテーブルの上に置いておきます。

テーブルの上が打ち合わせの書類などでスペースがない場合には、軽く一礼や一言断ってから名刺入れにしまうようにしましょう。


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名刺を同時交換する場合のマナー

最近では、お互いの名刺を同時交換することの方が多くなっています。

「名刺交換は両手で!」というのは基本ですが、同時交換の場合には片手で差し出し、反対側の手で相手の名刺を受け取る形になります。

最初は慣れないので少し抵抗はあるかもしれませんが、スムーズに行えるよう覚えておきましょう。

①自分の名刺を両手で持ち相手の胸の高さに差し出す。

この時に相手も同様に名刺を差し出してきた場合に、同時交換する形になります。

②両手で差し出していた自分の名刺を右手で差し出し、左手で相手の名刺を受け取る。

この時に、左手に自分の名刺入れを持ったままにして、名刺入れの上に相手の名刺を乗せて受け取ります。

③相手が自分の名刺を受け取ったら、右手を相手の名刺に移動し両手でしっかりと受け取る。

名刺を切らした!名刺を忘れた時のマナー

うっかり名刺を切らたり、忘れてしまったりすることもありますよね。(人間ですもの、そういう時もありますよね…^^;)

こういう事がないようにしっかりと日頃から準備をしておけば良いのですが、もしもの時のことも想定しておくのがビジネスのスキルのひとつになります。

もし名刺を切らしたり、忘れてしまって名刺の持ち合わせがない場合には、「申し訳ございません。あいにく名刺を切らしております。」とお詫びの言葉を添えます。

そして後日名刺を郵送するなどして対応するようにします。この時に詫び状を添えると丁寧な印象を与えます。

★うっかりや失敗などは誰にでも起こることです。その後の対応をしっかりすることで、失敗をチャンスに変えることも出来ます。

名刺交換 複数の人と名刺交換する場合のマナー

慣れないうちは、複数の人と同時に名刺交換は焦ってしまいますし、悩んでしまいますよね…^^;。

基本的には、複数の人と名刺交換するときは、先方の役職が上の人から順番に行っていきましょう。

下記に簡単な例を挙げていますので参考にしてください。

■訪問する側:あなた、課長
■訪問される側:担当者、担当者の上司
①課長と担当者の上司
②課長と担当者
③あなたと担当者の上司
④あなたと担当者

複数の人と名刺交換する場合には、あらかじめ大体の人数分の名刺を名刺入れから取り出して、名刺入れの上に置いて手に持っておくとスムーズで便利です。

上記のような順番で名刺交換しますが、受け取った名刺は、次の相手との名刺交換を始める前に、前の相手の名刺は名刺入れのフタや下に移動させておきます。

名刺入れの上で、複数の人の名刺を重ねていくのは不格好で失礼ですので、慣れないうちは大変かもしれませんが、スマートにこなせるようにしましょう。

複数の人との名刺交換でテーブルに並べる場合は?

複数の人との名刺交換終了後、名刺を座っている順番に並べて置いておきます。
複数だと一度に名前を覚えることも難しくなりますので、並べておくと名前が出ない時などに役立ちます。

また複数の場合に、自分の名刺入れの上に、一番上の役職の人の名刺を置く人もいますが、複数の場合には、一旦自分の名刺入れはしまい、テーブルの上に名刺を並べても問題ありません。

打合せ中にメモを一生懸命とっていると、テーブルに並べた名刺を気付かずに落としてしまうことがありますので気をつけましょう。

まとめ

ビジネスの場面では「名刺交換」避けては通れないものです。

名刺交換をまともに出来ないと、「この人とは安心して商談出来ない」「頼りないなぁ」と足元を見られることにもなりかねません。

基本的は名刺交換のマナーを身に付けることにより、先方にも安心感を与えますので商談もスムーズに行えます。

相手に不快な思いをさせないよう必要最低限のマナーはきちんと身に付けておくことは、カッコいいビジネスマンになるための登竜門かもしてれませんね。

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